El impacto del RGPD en las estrategias de email marketing

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Cuatro palabras y unas siglas que han revolucionado la gestión que hacen las empresas de la información personal de sus clientes y usuarios. Hablamos de una normativa que ya ha tenido un impacto brutal en el email marketing y el marketing digital, puesto que ha obligado a las marcas a adaptar sus estrategias para cumplir con unas nuevas exigencias de privacidad y consentimiento. En estas líneas exploraremos esa relación entre la normativa RGPD y email marketing, sus obligaciones y cómo asegurarte de cumplirla en tus campañas. Y, como extra, te contamos cómo Easymailing se adapta al RGPD.

¿Qué es el RGPD?

Para empezar, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de la Unión Europea que entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Su objetivo es proteger los datos personales de los ciudadanos y darles mayor control sobre cómo sus datos son recopilados, almacenados y utilizados. 

Así mismo, el RGPD para email marketing y email marketing establece unos requisitos estrictos para todas las empresas que procesan información personal. Y decimos todas porque se aplica tanto dentro de la UE como a marcas que están fuera de la UE y que tratan con datos de ciudadanos europeos.

En esa línea, el RGPD ha impuesto unas obligaciones que las marcas deben cumplir para evitar duras sanciones. Concretamente, las multas pueden ascender hasta el 4% de la facturación anual global de la empresa o 20 millones de euros, lo que sea mayor. 

En definitiva, estas reglas han transformado completamente la forma en que las compañías gestionan sus estrategias de email marketing. Ahora, éstas se tienen que asegurar que la privacidad y el consentimiento del usuario sean una prioridad.

¿Cómo afecta el RGPD al email marketing?

Como decíamos, el impacto del RGPD en el email marketing ha sido significativo. Antes de su entrada en vigor, las empresas solían enviar correos masivos a listas de contactos obtenidas sin el consentimiento explícito de los destinatarios. 

Con la normativa RGPD, esto ha cambiado radicalmente. Ahora, cualquier empresa que desee mandar emails promocionales o newsletters debe contar con el consentimiento expreso y verificable del usuario.

Para ser más concretos, te explicamos los principales cambios que el email marketing RGPD ha introducido:

• Consentimiento explícito. Los usuarios deben dar su consentimiento de manera clara, inequívoca y activa para recibir emails. Las casillas preseleccionadas o el consentimiento tácito ya no son válidos.
• Transparencia. Las marcas deben ser transparentes sobre qué datos se recopilan, con qué propósito y durante cuánto tiempo se conservarán. Esta información debe estar fácilmente accesible en el momento de la suscripción.
• Derecho al olvido. Los usuarios tienen derecho a solicitar que sus datos sean eliminados en cualquier momento y las empresas deben respetar esta solicitud de forma rápida y eficiente.
• Portabilidad de los datos. Los usuarios pueden pedir que sus datos sean transferidos a otro proveedor o plataforma en cualquier momento, lo que da mayor control al consumidor sobre su información personal.

Como avanzábamos, el incumplimiento de estas normas puede acarrear sanciones muy severas. En concreto, con importes muy elevados que equivalgan al 4% de la facturación anual o de hasta 20 millones de euros.

Obligaciones del RGPD para campañas de email

Precisamente, para estar al día con la normativa RGPD en sus campañas de email marketing, las marcas deben cumplir con varias obligaciones:

1. Obtener el consentimiento expreso. Antes de enviar cualquier email, asegúrate de que el destinatario ha dado su consentimiento de manera voluntaria. Esto implica una acción clara por su parte, como marcar una casilla de suscripción que no esté preseleccionada.
2. Proporcionar opciones de baja claras. En cada email que envíes, debes incluir un enlace visible y funcional para que los usuarios puedan darse de baja rápida y fácilmente.
3. Mantener registros de consentimiento. Para cumplir con la normativa RGPD, es fundamental que las empresas demuestren que han obtenido el consentimiento de los usuarios. O sea, que debes almacenar registros de cuándo y cómo los usuarios aceptaron recibir tus correos.
4. Proteger los datos almacenados. Las marcas deben implementar medidas de seguridad que protejan los datos personales que han recopilado, desde la encriptación hasta políticas estrictas de acceso y manejo de datos.
5. Informar sobre cualquier brecha de seguridad. Si se produce una violación de seguridad que afecte a los datos personales, las compañías deben notificárselo a las autoridades y a los usuarios en un plazo máximo de 72 horas.

Te garantizamos que cumplir con estas obligaciones te evita sanciones legales y, al mismo tiempo, fortalece la confianza de tus clientes y mejora tu reputación de marca.

En definitiva, si bien el cumplimiento del RGPD requiere un esfuerzo adicional, es clave para evitar sanciones y mejorar la reputación de tu marca. Con plataformas como Easymailing, el proceso es mucho más sencillo, ya que podrás gestionar tus campañas de forma segura y conforme a la normativa.

Empieza hoy mismo y gratis con Easymailing a revisar tus campañas y asegúrate de que cumples con la ley. Tu negocio y tus clientes te lo agradecerán.

Preguntas frecuentes sobre el RGPD en email marketing

Por último, como en Easymailing somos conscientes de las dudas que aún genera el RPGD en email marketing y en marketing digital en general, a continuación respondemos varias preguntas frecuentes que nos hacen muchos usuarios.

¿Cómo cumplir con el RGPD en mis campañas de email?

Para asegurarte de que tus campañas de email marketing cumplen con el RGPD:

1. Revisa tus listas de contactos. Elimina cualquier contacto que no haya dado su consentimiento explícito para recibir tus emails.
2. Implementa formularios de suscripción claros. Asegúrate de que los formularios en tu web o landing pages cumplen los requisitos de transparencia y consentimiento activo.
3. Envía emails de confirmación. Después de que un usuario se suscriba, envía un email de confirmación o «double opt-in» para verificar que realmente desea recibir tus comunicaciones.
4. Facilita la baja: En cada email, incluye un enlace claro para que los usuarios puedan darse de baja sin complicaciones.

¿Se pueden comprar listas de usuarios conforme al RGPD?

Comprar listas de emails es una práctica habitual en el marketing digital, pero el email marketing RGPD establece que no se pueden utilizar listas compradas a menos que los contactos en esas listas hayan dado su consentimiento explícito para recibir correos de tu empresa. 

Lo ideal es que construyas tu propia lista de contactos con estrategias de captación éticas, como ofrecer contenido de valor o descuentos a cambio de la suscripción voluntaria a tu newsletter.

¿Cómo actuar en caso de dudas con la RGPD?

Si tienes dudas sobre el cumplimiento del RGPD en email marketing, lo mejor es buscar asesoramiento legal especializado y utilizar una plataforma que ya esté adaptada a la normativa, como Easymailing se adapta al RGPD. También puedes consultar con las autoridades sobre protección de datos, las cuales te orientarán acerca de las mejores prácticas.