Ejemplos y Modelos de cartas a clientes para informar

Papel y boli. Era lo que necesitaba antaño cualquiera que quisiese escribir cartas a clientes para informar u ofrecer algo. Sin embargo, después llegaba un arduo proceso para que esa carta llegase a todos los destinatarios. En esta era digital también se ha avanzado enormemente en este aspecto.

Ahora las cartas informativas, tan necesarias para mantener una comunicación efectiva con clientes y proveedores, llegan en minutos. Y no solo eso, sino que, con las herramientas adecuadas, puedes conocer al milímetro su impacto. Cosas y ventajas de apoyarte en las funcionalidades de un servicio de email marketing y que en este artículo te queremos explicar.

¿Qué es una carta informativa?

Como diría Jorge Drexler, “nada se pierde, todo se transforma” y es lo que ha sucedido con las cartas informativas. Ahora con un buen software de email marketing como el de Easymailing diseñas y envías las tuyas en pocos minutos. Después, además, mides el impacto que han tenido. Pero, ¿qué entendemos por carta informativa?

Una carta informativa es un tipo de comunicación escrita que se utiliza para informar a sobre un tema específico: información sobre productos, servicios, eventos, políticas, procesos, resultados... Generalmente, van dirigidas a destinatarios concretos o grupo de clientes y deben ser claras, concisas, y en un tono profesional y formal.

A su vez, la carta informativa hoy en día se envía por correo electrónico, aunque aún vive el correo postal. En cuanto a su estructura, suele incluir una introducción, un cuerpo descriptivo, una conclusión y cualquier acción o respuesta que se espera del destinatario. También puede incluir enlaces a recursos online, fechas importantes o detalles de contacto.

Tipos y modelos de cartas informativas a clientes

Por su utilidad, las cartas informativas han sido y son una herramienta muy común y necesaria en empresas de todo tipo. Sobre todo, en las grandes y que cuentan con numerosos equipos y clientes. Así mantienen la comunicación directa con ellos y pueden fidelizar a clientes antiguos y recibir de la mejor forma a los nuevos.

A su vez, como hay múltiples tipos de empresas y de relaciones marca-cliente, también hay diversos tipos de cartas informativas a clientes. Algunos de los modelos más comunes son:

• Carta de bienvenida. Es la que emplean las marcas para dar la bienvenida a un nuevo cliente y presentarle la empresa, sus productos, servicios y políticas.

• Carta de actualización. Este tipo, por ejemplo, es la carta para informar a los clientes de cambio de personal, de cambios en políticas, en el organigrama, en los horarios, en los precios… Y también para comunicar mejoras en los productos o servicios y sobre eventos o promociones especiales.

• Carta de agradecimiento. Este tercer tipo de carta a clientes para informar es la que traslada un mensaje de agradecimiento por la confianza en la empresa y por su lealtad a la misma, por su colaboración en encuestas o estudios de mercado, etcétera.

• Carta de recordatorio. Esta misiva es la que suelen utilizar para recordar a los sobre una fecha límite de pago, una renovación de contrato o una cita pendiente, entre otros. El mensaje de este tipo de carta debe ser claro y amable para evitar que el cliente se sienta incómodo o presionado.

• Carta de cancelación. La carta de cancelación es que se emplea para informar a los clientes sobre la cancelación de un producto o servicio. En ella se exponen claramente los motivos de la cancelación y, además, las marcas suelen ofrecer alternativas.

Como puedes entender tras leer los tipos más comunes, las cartas a clientes para informar de cualquier cuestión deben ser claras, concisas y profesionales. Y será mucho mejor todavía, si las personalizas con el nombre del cliente y otro tipo de información relevante que tengas sobre su cuenta o historial con tu compañía.

Cómo redactar y estructurar una carta informativa

De todas formas, no todo el mundo es capaz de redactar una buena carta informativa a clientes. Por ello, de hecho, muchas compañías cuentan con especialistas que se dedican, entre otras tareas, a esta función. En Easymailing, por nuestra experiencia, te recomendamos que sigas el modelo de carta informativa para clientes que te desgranamos a continuación.

Encabezado o Header

Comienza con un encabezado o header. En él, a modo de cabecera de la carta, incluye el nombre y la dirección de tu empresa, así como la fecha en la que escribes la carta.

Saludo

Dirige la carta al destinatario de manera formal con un buen saludo, utilizando su nombre completo si es posible. Como decíamos en líneas superiores, si personalizas la misiva y el mensaje, darás sensación de cercanía, lo cual suele tener efectos más positivos.

Introducción

En la introducción te recomendamos presentar el motivo de la carta. En ella debes ser muy directo para que el destinatario sepa de qué trata la carta. Es uno de los abecés del copywriting para email marketing y para cualquier redacción digital.

Desarrollo

El desarrollo es lo que también llamamos cuerpo y debes utilizarlo para detallar la información sobre el tema principal. Te recomendamos utilizar párrafos separados para cada idea y un lenguaje claro y accesible. Además, las listas y enumeraciones también ayudan a que la información sea más fácil de leer.

Conclusión

Por último, en la conclusión es donde debes hacer un resumen de la información que has presentado. También es la sección de tu carta informativa en la que puedes agregar llamadas a la acción, botones, etcétera.

Aparte, muchas marcas también aprovechan el footer o pie para incluir enlaces a otros productos, páginas, recursos, etcétera. También es el espacio donde incluir políticas, la posibilidad de baja o datos comerciales. Aun así, saturar con vínculos una newsletter o una carta a clientes para informarles de algo puede ser contraproducente.

Ejemplos de cartas informativas a clientes

Y como lo más práctico es demostrar algo en vez de hablar de ello, te vamos a mostrar un ejemplo. En este caso, es una carta para informar a clientes de cambio de personal en una compañía:

Encabezado: Nombre de la empresa + Dirección + Fecha

Saludo: Estimado/a [nombre del cliente]

Introducción: En [nombre de la empresa] queremos mantenerte informado sobre los cambios que estamos llevando a cabo. En esta ocasión nos complace informart que hemos incorporado a nuestro equipo de trabajo a [nombre del nuevo empleado], quien a partir de la fecha asumirá el cargo de [cargo del nuevo empleado].

Desarrollo: El [nuevo empleado] cuenta con [descripción de la experiencia y habilidades del nuevo empleado]. Creemos que su experiencia y habilidades serán de gran valor para nuestra empresa y contribuirán a mejorar la calidad del servicio que le brindamos.

Conclusión: Nos complace presentarte a [nombre del nuevo empleado] y esperamos que tengas una experiencia satisfactoria al trabajar con él/ella. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Atentamente,

[Nombre y cargo del remitente] [nombre de la empresa]

Te aseguramos que una carta para informar a clientes personalizada y bien redactada te puede aportar múltiples beneficios; mayor número de clics, mejor tasa de apertura… Pero, sobre todo, te ayuda a fidelizar clientes.

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