Qué es una carta comercial y ejemplos para redactarla

La comunicación es clave en cualquier negocio. En ella siempre tienen un papel fundamental las cartas, ya que son un canal ideal para transmitir diferentes mensajes: agradecimiento, productos, descuentos, noticias… En la era digital lo continúan siendo a través de los servicios del email marketing. Por eso, en este nuevo artículo te desgranamos uno de los tipos de carta más comunes: la carta comercial. ¿Qué es?, ¿para qué sirve?, ¿cómo se redactan?… Respondemos a estas cuestiones con consejos y con ejemplos.

¿Qué es una carta comercial y para qué sirve?

Entendemos por carta comercial el documento escrito que se utiliza en el mundo empresarial para comunicar información entre empresas (B2B) o entre una empresa y un cliente (B2C). Aunque tradicionalmente las cartas comerciales eran enviadas por correo postal, en los últimos tiempos se envían mayoritariamente por electrónico. Y todo parece indicar que el medio online borrará del mapa al convencional.

En cuanto a su contenido, puede variar dependiendo del propósito y del destinatario. Así mismo, la carta comercial sirve para múltiples usos, como, por ejemplo:

• Solicitar información sobre un producto o servicio.
• Presentar una oferta comercial a un cliente.
• Confirmar una transacción comercial.
• Reclamar un pago pendiente de una factura o deuda.
• Explicar cambios en las políticas o condiciones de venta.

Como entenderás, las cartas comerciales son una herramienta clave para los negocios porque permiten establecer y mantener una comunicación formal y efectiva entre empresas, clientes y proveedores.

Información y estructura de las cartas comerciales

A su vez, dependiendo de qué quieras comunicar, la información que debe contener cualquier misiva comercial variará. No obstante, este tipo de documentos siguen una serie de patrones comunes. Así que para que las tuyas sean efectivas deben estar estructuradas con unos elementos básicos:

• Remitente y destinatario. Incluye tu nombre y dirección y el de la marca o persona a la que se la envías, así como la fecha.
• Un saludo. Dirígete a tu destinatario de forma cordial y profesional.
• Introducción. Es la parte que redactas al inicio del contenido, con un estilo claro y breve, explicando el propósito de la carta.
• Cuerpo. Se trata de la sección en la que informas detalladamente sobre el tema principal.
• Conclusión. Es la parte final en la que resumes lo más importante y haces una petición o sugerencia.
• Despedida. Finaliza tu carta comercial despidiéndote cordialmente y ofreciéndote para cualquier consulta o aclaración adicional. Tampoco olvides firmarla.

Además, para que sea efectiva, tus cartas comerciales a clientes, colaboradores y proveedores deben tener una presentación profesional, con un buen diseño y debe estar escrita con un lenguaje claro y conciso.

Tipos de cartas comerciales y objetivos que persiguen

Así mismo y como te adelantábamos, en función del destinatario y del mensaje que quieras comunicar, tendrás que escoger uno de los múltiples tipos de cartas comerciales que existen. Cada uno tiene su objetivo específico. No obstante, a continuación te citamos los principales.

Carta de presentación

Este tipo de carta es la que emplearás para presentar tu empresa o producto. Su objetivo es establecer una relación comercial y generar interés en el receptor para que compre tus productos o servicios.

Carta comercial de oferta

Es la que escribes y envías para hacer una oferta comercial a un cliente o proveedor. Son también conocidas como carta de presentación comercial y el objetivo que tienen es persuadir al destinatario a aceptar la oferta y cerrar un acuerdo comercial.

Carta de confirmación

La que utilizas para confirmar una transacción comercial o la recepción de un pago. Con ella aseguráis que ambas partes comprendéis los términos del acuerdo y son de gran utilidad para evitar malentendidos. Por eso, son también un tipo decarta informativa.

Carta de pedido o de reclamo

La carta comercial de pedido o de reclamo es la que envías para solicitar el pago de una factura pendiente o para solicitar la reparación o sustitución de un producto o servicio defectuoso. Las cartas comerciales de pedidos buscan resolver una disputa comercial y obtener el pago o la solución.

Carta comercial de agradecimiento

Este tipo de carta comercial trata de expresar agradecimiento a un cliente o proveedor por su colaboración o por haber comprado. Son ideales para mantener una buena relación comercial y fomentar la lealtad del cliente.

Carta de renuncia

Por último, esta clase de misiva se emplea para comunicar a la empresa la renuncia de un empleado. El objetivo es notificar oficialmente la decisión y establecer los términos de la salida de manera formal.

Por lo tanto, viendo sus objetivos, coincidirás en que las cartas comerciales establecen y mantienen una comunicación efectiva en el mundo empresarial. Eso sí, cada tipo persigue un objetivo específico y se redacta de manera diferente.

Consejos sobre cómo redactar una carta comercial

Precisamente, en función de esos objetivos tendrás que enfocar la redacción de tu carta comercial de una forma u otra. No obstante, hay varias recomendaciones generales y útiles para cualquier tipo de misiva. Desde Easymailing te damos estos consejos para tu carta comercial a la hora de redactarla:

• Ten claro el propósito de la carta antes de comenzar a escribirla.
• Conoce a tu audiencia para adaptar el tono y el estilo a ella.
• Utiliza un lenguaje claro y conciso evitando jergas o tecnicismos.
• El tono debe ser profesional y respetuoso, incluso si estás haciendo una reclamación o queja.
• En las cartas comerciales de pedidos céntrate en los beneficios que ofreces.
• Sé directo y claro en los términos y condiciones de una oferta o acuerdo.
• Relee y revisa tu carta para detectar errores ortográficos o gramaticales y asegurarte de que tu mensaje es claro y efectivo.
• Incluye tu información de contacto al final de la misiva.

Con estos consejos redactarás una carta comercial profesional para entablar una comunicación efectiva con tus clientes o proveedores.

Dos ejemplos de cartas comerciales

Y como dicen que el movimiento se demuestra andando, a continuación, te dejamos un par de ejemplos de cartas comerciales bien redactados y estructurados:

Ejemplo de carta comercial de presentación

Estimado Sr./Sra. [Nombre del destinatario],

Me complace presentarle nuestra empresa, [Nombre de la empresa], que se especializa en [Descripción del producto o servicio]. Hemos estado en el negocio durante más de [Número de años] años y hemos desarrollado una sólida reputación por nuestra calidad, servicio al cliente y precios competitivos.

Nuestro objetivo es proporcionar a nuestros clientes la mejor experiencia posible, desde el momento en que se comunican con nosotros hasta la entrega final del producto o servicio. Creemos que la atención al detalle y el compromiso con la satisfacción del cliente nos distingue de nuestra competencia.

Estamos muy interesados en tener la oportunidad de trabajar con su empresa y esperamos que considere [Nombre de la empresa] para sus necesidades de [Producto o servicio]. Por favor, no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o si desea obtener más información.

Atentamente,

[Su nombre y cargo]

Ejemplo de carta comercial de reclamo

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Le escribo para expresar mi insatisfacción con [Producto o servicio] que recibí de su empresa el [Fecha]. El [Producto o servicio] no cumplió con mis expectativas y no se ajustó a la descripción que se proporcionó en su sitio web.

He intentado contactar con su empresa varias veces para resolver este problema, pero no he recibido una respuesta satisfactoria. Espero que podamos trabajar juntos para encontrar una solución que me permita continuar siendo un cliente satisfecho de su empresa.

Espero que pueda considerar esta situación con la importancia que merece y espero su respuesta lo antes posible. Si necesita más información, no dude en ponerse en contacto conmigo.

Atentamente,

[Su nombre y cargo]

Concluimos recomendándote el software de email marketing de Easymailing. Con él no solo podrás automatizar tus envíos de cartas comerciales y correos electrónicos, sino que dispondrás una herramienta que va mucho más allá: creación y diseño de correos, seguimiento y análisis de campañas, gestión de bases de datos… ¿Quieres probarlo gratis?  Contáctanos y te contamos cómo y mucho más.