Organiza el teletrabajo de forma sencilla y combate el coronavirus

20 de marzo de 2020 · 3 min. lectura
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El estado de alarma establecido por causa de la pandemia del coronavirus está provocando una profunda alteración de nuestras vidas. Desde un punto de vista personal y social, exige un elevado ejercicio de sacrificio y responsabilidad. Desde el punto de vista empresarial o profesional, se trata de minimizar los daños y perder la mínima productividad posible.

Beneficios del teletrabajo como solución

Inmediatamente surge la idea del teletrabajo como solución. Sin embargo, para aquellas empresas, profesionales y trabajadores que nunca han recurrido a estas fórmulas puede no resultar nada fácil.

Los beneficios del teletrabajo son múltiples, y está comprobado que mejora la productividad racionalizando el trabajo. Además:

– Dota de mayor flexibilidad a la empresa.

– Reduce al mínimo el absentismo.

– El trabajador se siente más satisfecho, al conciliar mejor sus vidas profesional y personal.

Qué herramientas para el teletrabajo son imprescindibles

Las empresas que lo emplean habitualmente llevan años implementando soluciones, herramientas, utilidades y fórmulas de prestación del trabajo en remoto.Suelen contar con una potente intranet, perfectamente diseñada a medida o parametrizada, y están muy habituadas a un trabajo colaborativo no presencial al que han ajustado su estructura y sus procedimientos. Sin embargo, se puede iniciar el teletrabajo de una forma más simplificada.

En un primer momento has de sustituir la organización que actualmente tienes y trasladarla a un sistema de trabajo en remoto tal y como funciona ahora y sin cambiar ningún proceso. Se trata de coger tu organigrama funcional y operativo y trasponerlo a la casa de tus trabajadores. Estas son las herramientas para el teletrabajo básicas que vas a tener que utilizar.

El mejor software de comunicaciones y videoconferencias

Lo primero que vas a echar de menos es poder hablar las cosas directamente y cara a cara con los responsables de cada actividad. Las reuniones de trabajo o las simples consultas no son igual de efectivas si no se llevan a cabo físicamente, pues el teléfono no sustituye a la presencia física, a poder exhibir un documento real y trabajar sobre él o, simplemente, señalar o expresarnos con las manos.

Herramientas como Skype, Telegram o WhatsApp pueden ser de gran utilidad. Sin embargo te vamos a recomendar que uses Google Hangouts. Lo hacemos porque te brinda la posibilidad de realizar videoconferencias de hasta 10 personas grabando la sesión, y por usar solo una plataforma de servicio para todo. Unificamos así el aprovisionamiento de utilidades y la asistencia.

Las mejores herramientas para compartir documentos

Normalmente, en una empresa en la que el teletrabajo ya está organizado el usuario solo subirá sus documentos desde su plataforma de trabajo y estos serán distribuidos automáticamente. En tu caso, vas a tener que utilizar un sistema manual. Puede ser muy fácil y efectivo aun sin contar con el nivel de automatización que permitiría optimizar los tiempos.

Google Drive te brinda muchas interesantes posibilidades en la nube. Tus trabajadores pueden subir fácilmente todo tipo de documentos y compartirlos a nivel general o con personas seleccionadas. También podrán editarlos en tiempo real, poner anotaciones y mandar enlaces de acceso a otros compañeros, tanto horizontal como verticalmente. Del mismo modo, los documentos pueden estar disponibles para un proveedor, un cliente o cualquier colaborador externo en los casos en que sea necesario.

Con estas dos soluciones vas a poder trasladar la mayor parte de tu operativa a las casas de los trabajadores, y puedes implementar soluciones más avanzadas o integradas. Por supuesto tienes a tu disposición Microsoft Office 365, Trello o Evernote para la gestión de proyectos, pero implican más complejidad en el primer momento y, por su lento aprendizaje, unos plazos de implementación de los que no dispones. Queremos brindarte algo práctico y urgente, con amplia difusión y soporte y gratuito.

De qué debe disponer el trabajador en su casa

Básicamente debe tener un ordenador y acceso a Internet mediante una buena conexión WiFi, siendo importante que este ordenador no sea compartido. Todas las aplicaciones que necesita, como procesador de textos, hoja de cálculos y herramientas ofimáticas pueden estar en la nube o incluidas en Google Drive. Si hubiese algún software de gestión específico o técnico que necesitase, solo habría que configurar los ordenadores de tu oficina para permitir un acceso en remoto.

Implementando nuevas actividades con las mejores herramientas

Hay algunas actividades de cara al cliente o de comercialización que no vas a poder realizar durante el estado de alarma, y esto va a dejarte una gran cantidad de tiempo libre. Es un buen momento para poner el foco de atención sobre aquellas tareas que sí puedes llevar a cabo, como promocionar tu negocio para multiplicar más adelante beneficios. Así convertirás una situación desfavorable en favorable.

Una buena opción es la comunicación con tus clientes, el envío de correos o la organización de un boletín. Para eso te recomendamos que utilices nuestra herramienta de email marketing, Easymailing.

Los beneficios del teletrabajo son innegables. Quizás de esta experiencia con el coronavirus saques fórmulas positivas y aplicables. Te hemos mostrado algunas herramientas muy útiles y sencillas de manejar. Consúltanos cualquier necesidad sobre email marketing.

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