Cómo importar contactos con consentimiento antes de enviar tu primera campaña

Puedes importar contactos a una plataforma de email marketing si puedes justificar el origen, la finalidad y el canal para el que tienes permiso. No basta con tener un Excel o CSV: antes de enviar debes revisar consentimiento, bajas, rebotes, duplicados y si el permiso cubre email, SMS o ambos.

Esta guía no sustituye el criterio de tu asesor legal. Sí te ayuda a ordenar el trabajo antes de subir una base de datos a una herramienta como Easymailing y lanzar la primera campaña.

La idea es simple: tener contactos no significa tener permiso para contactarles.

Qué comprobar antes de subir el CSV

Antes de importar contactos en email marketing, separa el problema en dos partes.

Primero, si puedes tratar esos datos para enviar comunicaciones. Después, si el archivo está preparado para importarse sin arrastrar errores, bajas o contactos duplicados.

Haz esta revisión antes de tocar la plataforma:

La Comisión Europea recuerda que, cuando se usan datos recibidos de un tercero para mercadotecnia, la organización debe poder demostrar que esos datos se obtuvieron conforme al RGPD y que pueden usarse para ese fin. En el informe jurídico 2018-0164, la AEPD analiza la excepción al consentimiento expreso en comunicaciones comerciales electrónicas cuando existe una relación contractual previa, los datos se han obtenido de forma lícita y la comunicación trata sobre productos o servicios similares.

Traducido a operación diaria: si no puedes explicar por qué una persona está en tu lista, no la metas en una campaña comercial masiva.

Qué contactos puedes importar y cuáles conviene revisar

No todos los contactos de un archivo tienen el mismo nivel de riesgo. Una base recogida con formularios propios no se analiza igual que una lista antigua, contactos de una feria o una base comprada.

Si vienes de otra plataforma, el cambio de herramienta no renueva el permiso. La migración sirve para trasladar datos, segmentos y estados, pero no convierte una base dudosa en una base válida. En ese caso, conviene revisar también el checklist para migrar de Mailchimp a una alternativa española sin perder contactos.

Email y SMS: el consentimiento no siempre cubre ambos canales

Una de las fuentes de error más habituales aparece cuando el archivo mezcla emails y teléfonos.

Easymailing documenta en su ayuda sobre consentimiento RGPD que, si recoges email y teléfono en el mismo formulario, debes informar con claridad qué canal vas a usar y para qué finalidad. El consentimiento para recibir emails no debe interpretarse automáticamente como consentimiento para SMS si no se informó de ese canal.

Antes de importar teléfonos, revisa tres cosas:

• Que el contacto aceptó recibir comunicaciones por SMS, no solo por email.

• Que el número está en formato internacional, por ejemplo +34600000000.

• Que email y teléfono no pertenecen a contactos distintos dentro de la audiencia.

Esto importa porque la confirmación puede estar separada por canal. En formularios con doble opt-in para email y SMS, una persona puede confirmar el email y tener pendiente el SMS, o al revés.

Si tus permisos están mezclados, crea campos o grupos claros antes de enviar. No conviertas una lista con dudas en una audiencia única llamada "newsletter".

Cómo preparar el archivo antes de importar

La parte técnica de la importación empieza antes de abrir la herramienta. Un archivo bien preparado reduce errores, duplicados y decisiones improvisadas durante el mapeo.

Trabaja con Excel o CSV y deja solo los contactos que vas a tratar en esta importación. Si tienes varios niveles de confianza, separa el archivo:

• contactos confirmados;

• contactos dudosos;

• bajas o supresiones;

• contactos sin canal válido;

• registros que necesitan limpieza.

En el archivo principal, conserva solo los campos útiles:

También conviene limpiar lo obvio antes de importar: emails sin @, teléfonos incompletos, filas duplicadas, registros vacíos y contactos que ya sabes que no deben recibir campañas.

Para depurar rebotes, inactivos y duplicados con más criterio, apóyate en esta guía de limpieza de lista de emails. Aquí basta con llegar a la importación sin basura evidente.

Importar contactos en Easymailing: pasos y controles

Easymailing permite importar contactos desde un archivo Excel o CSV. Puedes migrar contactos con email, teléfono o ambos, y después mapear esos datos con los campos de tu audiencia.

El flujo documentado es este:

1. Entra en Audiencias.

2. Selecciona la audiencia donde quieres importar tus contactos.

3. Ve a Gestionar contactos.

4. Haz clic en Importar contactos.

5. Marca la opción de permiso de los contactos para poder importar.

6. Decide si quieres crear opciones nuevas para campos select o multiselect.

7. Activa Actualizar suscriptores si quieres actualizar contactos ya existentes.

8. Vincula los contactos a grupos previamente creados.

9. Relaciona los campos del archivo con los campos nativos o personalizados de Easymailing.

10. Revisa el histórico de importaciones, errores, advertencias y estadísticas.

Hay dos matices importantes.

El primero: Easymailing te pide marcar el permiso de los contactos al importar, pero la responsabilidad de conservar la prueba del consentimiento sigue siendo tuya. Esa casilla no sustituye el formulario, la fecha, la finalidad aceptada ni la evidencia que puedas necesitar.

El segundo: para importar un contacto debes mapear al menos email o teléfono. Si quieres importar datos adicionales, necesitas tener creados los campos personalizados correspondientes.

Cuando uses grupos, piensa en el primer envío. No crees grupos solo para ordenar el archivo; créalos para poder enviar mejor después. Por ejemplo: clientes-activos, newsletter-confirmada, evento-2026, sms-confirmado o pendiente-revision.

Después podrás trabajar con segmentación de listas de email marketing para enviar campañas más precisas.

Qué hacer si el consentimiento es dudoso

Si una parte de la lista no está clara, no la mezcles con contactos confirmados.

El error no está en conservar una duda. El error está en tratarla como si no existiera.

Puedes actuar así:

• Separa esos contactos en otro archivo o grupo interno.

• Revisa si existe una relación contractual previa aplicable.

• Comprueba qué finalidad se informó en el momento de captación.

• No reactivas bajas de forma manual.

• No envíes una campaña comercial masiva para "probar".

• Pide permiso de nuevo cuando proceda.

• Usa formularios y doble opt-in para futuras altas.

El doble opt-in no siempre es una obligación legal universal, pero sí ayuda a reducir registros falsos, direcciones erróneas y problemas de reputación. En Easymailing, la ayuda pública explica que el doble opt-in confirma el canal correspondiente y deja una prueba más clara de que el contacto aceptó recibir comunicaciones.

Si tienes dudas entre importar ahora o recaptar bien, casi siempre es mejor retrasar el envío que quemar una audiencia nueva con quejas, rebotes o bajas masivas.

Primer envío tras importar: reduce el riesgo

La importación no termina cuando el archivo aparece en la audiencia. Termina cuando compruebas que el primer envío no ha arrastrado problemas.

Antes de mandar a toda la base, prepara una campaña pequeña:

• Elige un segmento claro y confirmado.

• Usa un remitente reconocible.

• Explica por qué la persona recibe ese email.

• Incluye un enlace de baja visible.

• Evita asuntos agresivos o ambiguos.

• No mezcles contactos confirmados con contactos dudosos.

• Mide rebotes, quejas, bajas, aperturas y clics.

No hay una limpieza que garantice entregabilidad perfecta. Pero sí hay señales que te permiten frenar a tiempo. Si ves rebotes altos, quejas o bajas por encima de lo esperado, revisa la lista antes de insistir.

Para entender mejor el impacto de quejas, rebotes y reputación, puedes leer la guía sobre spam y entregabilidad en email marketing. Y si quieres interpretar métricas después del envío, aquí tienes un repaso de KPIs de email marketing.

Errores frecuentes al importar contactos

Estos errores suelen aparecer justo antes del primer envío:

La decisión práctica es esta: si el contacto no puede recibir una campaña con contexto claro, baja visible y permiso razonablemente demostrable, no debería estar en el primer envío.

Checklist final antes de enviar

Antes de pulsar enviar, repasa esta lista:

• El origen de los contactos está identificado.

• La finalidad del envío encaja con lo que aceptaron.

• El canal está claro: email, SMS o ambos.

• Las bajas y supresiones están fuera de la campaña.

• Los contactos dudosos están separados.

• El archivo no tiene duplicados evidentes.

• Los campos clave están mapeados.

• Los grupos tienen sentido para segmentar.

• El remitente es reconocible.

• La campaña incluye enlace de baja.

• Vas a medir rebotes, quejas, bajas y clics.

Importar contactos bien no va solo de subir un archivo. Va de llegar al primer envío con una audiencia que puedas defender, segmentar y cuidar.

Fuentes consultadas

• Easymailing Help Center: Importar tus contactos

• Easymailing Help Center: Consentimiento en el RGPD

• Easymailing Help Center: Por qué usar doble opt-in en tus formularios

• Comisión Europea: Datos recibidos de terceros para mercadotecnia

• AEPD: Informe jurídico 2018-0164