Política de privacidad

Fecha de última actualización: 26 de septiembre de 2026

EASYMAILING CLOUD SERVICES, S.L. (en adelante, «EASYMAILING»), con domicilio social en Población de Campos, 2, 28050 Madrid (España) y NIF B-01996396, informa al usuario, a través de la presente Política de Privacidad, sobre el tratamiento de los datos personales que recaba en el ejercicio de su actividad, en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

La presente Política describe las categorías de datos tratadas, las finalidades y bases jurídicas del tratamiento, los plazos de conservación, los destinatarios de la información, las transferencias internacionales que pudieran producirse y los derechos que asisten al interesado.

1. Responsable del tratamiento

Sus datos personales serán tratados por:

• Razón social: EASYMAILING CLOUD SERVICES, S.L. (en adelante, «EASYMAILING»)

• NIF: B-01996396

• Domicilio social: Población de Campos, 2, 28050 Madrid, España

• Sitio web: https://easymailing.com

• Correo electrónico de contacto: hola@easymailing.com

• Contacto en materia de protección de datos: dpo@easymailing.com

2. Ámbito de aplicación

Esta Política de Privacidad se aplica a todos los datos personales que EASYMAILING trata en el marco de:

• El uso de nuestro sitio web público https://easymailing.com.

• El registro y uso de la plataforma de email marketing EASYMAILING (en adelante, la «Plataforma»).

• La conexión voluntaria de cuentas de Google (Gmail y Google Calendar) a la Plataforma, en los términos de la sección 10.

• La contratación de nuestros servicios.

• Las comunicaciones comerciales e informativas que enviamos.

• El soporte técnico y atención al cliente.

Esta política no cubre el tratamiento de los datos que usted, como cliente de EASYMAILING, realice a través de la Plataforma respecto de sus propios suscriptores o destinatarios. En ese caso, EASYMAILING actúa como encargado del tratamiento y usted como responsable; tal relación se rige por nuestros Términos y Condiciones de Uso (Cláusula Undécima — Protección de Datos).

3. Categorías de datos que tratamos

Dependiendo de su relación con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

3.1. Datos de visitantes del sitio web

• Datos de navegación recogidos mediante cookies (ver Política de Cookies).

• Dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo y páginas visitadas.

• Datos que usted nos facilite voluntariamente a través de formularios de contacto, solicitud de demo o descarga de recursos.

3.2. Datos de clientes registrados

• Datos identificativos: nombre y apellidos, empresa, cargo.

• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección postal, dominio web.

• Datos de cuenta: nombre de usuario, contraseña cifrada, preferencias (zona horaria, idioma, sector, moneda).

• Datos de facturación: razón social, CIF/NIF, dirección fiscal, método de pago. Los datos de tarjeta bancaria nunca son almacenados por EASYMAILING; son gestionados directamente por nuestro proveedor de pagos (Stripe) bajo el estándar PCI-DSS.

• Datos de uso: estadísticas agregadas de la Plataforma, campañas enviadas, plantillas utilizadas.

• Datos técnicos y de seguridad: IP de acceso, logs, registros de auditoría.

• Datos de cuentas de Google conectadas: si usted conecta voluntariamente una cuenta de Google, los correos electrónicos y reuniones descritos en la sección 10, que pueden incluir datos de terceros con los que usted se comunica.

3.3. Datos que NO tratamos

EASYMAILING no solicita ni trata voluntariamente categorías especiales de datos del artículo 9 del RGPD (salud, religión, orientación sexual, datos biométricos, opiniones políticas, afiliación sindical, etc.). Rogamos que no introduzca este tipo de datos en la Plataforma ni en comunicaciones con nuestro equipo.

3.4. Origen de los datos

Los datos que tratamos proceden directamente de usted o de las cuentas de terceros que usted decide conectar a la Plataforma, como su cuenta de Google (sección 10). No adquirimos datos de terceros ni de fuentes públicas con finalidades comerciales.

4. Finalidades del tratamiento y bases jurídicas

Tratamos sus datos con las siguientes finalidades y fundamentos legales:

5. Plazos de conservación

Conservamos sus datos durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos:

Una vez transcurridos estos plazos, los datos se suprimen o anonimizan irreversiblemente.

6. Destinatarios de sus datos

6.1. Subencargados del tratamiento

Para la prestación de nuestros servicios contratamos a proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento (subencargados) bajo contrato de encargo conforme al artículo 28 RGPD. Estos proveedores únicamente tratan los datos siguiendo nuestras instrucciones y en la medida estrictamente necesaria para prestar los servicios:

Esta lista se actualiza cuando se incorpora o sustituye un subencargado. Las modificaciones se publican en esta misma página con una antelación mínima de 30 días naturales respecto a la fecha efectiva del cambio. Durante ese plazo el interesado podrá oponerse al cambio dirigiéndose a dpo@easymailing.com.

6.2. Otros destinatarios

Además de los subencargados, sus datos podrán comunicarse a:

• Administraciones Públicas cuando así lo exija una obligación legal (AEAT, Seguridad Social, autoridades judiciales).

• Entidades bancarias para la gestión de pagos y facturación.

• Asesores profesionales (legales, fiscales, contables) bajo deber de confidencialidad, cuando sea estrictamente necesario.

EASYMAILING no vende, alquila ni cede sus datos a terceros con fines comerciales.

7. Transferencias internacionales de datos

La mayor parte del tratamiento se realiza dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). En algunos casos puntuales, determinados subencargados (Sentry, OpenAI, copias operativas de Stripe) pueden realizar transferencias a Estados Unidos o Reino Unido.

Estas transferencias internacionales se efectúan con las siguientes garantías conforme al artículo 46 RGPD:

• Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) aprobadas por la Comisión Europea — Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de 4 de junio de 2021, Módulos 2 (Responsable-Encargado) y 3 (Encargado-Subencargado) según corresponda.

• UK International Data Transfer Addendum (IDTA) para destinatarios del Reino Unido.

• EU-US Data Privacy Framework (Decisión de adecuación de 10 de julio de 2023) cuando el proveedor está certificado.

Puede solicitar copia de estas garantías escribiendo a dpo@easymailing.com.

8. Derechos del interesado

Conforme a los artículos 15 a 22 del RGPD y 12 a 18 de la LOPDGDD, usted tiene derecho a:

• Acceso a sus datos personales.

• Rectificación de datos inexactos o incompletos.

• Supresión («derecho al olvido») cuando ya no sean necesarios.

• Limitación del tratamiento en los supuestos legalmente previstos.

• Oposición al tratamiento, incluyendo la oposición a comunicaciones comerciales (que puede ejercer en cualquier momento pinchando en el enlace de «Darse de baja» de nuestros correos).

• Portabilidad de los datos en un formato estructurado, común y legible por máquina.

• No ser objeto de decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos significativos.

• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

Cómo ejercer sus derechos

Puede ejercer cualquier derecho enviando un correo electrónico a dpo@easymailing.com indicando:

• Su nombre y apellidos.

• El derecho que desea ejercer.

• Datos suficientes para verificar su identidad (podremos solicitar copia de DNI u otro documento si fuese necesario).

Responderemos en el plazo máximo de un mes, prorrogable por dos meses adicionales si la solicitud es especialmente compleja.

Reclamaciones ante la autoridad de control

Si considera que el tratamiento de sus datos vulnera el RGPD o la LOPDGDD, o si no está conforme con la respuesta obtenida al ejercer sus derechos, puede presentar reclamación ante:

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
C/ Jorge Juan, 6 — 28001 Madrid
Sede electrónica: https://sedeagpd.gob.es

9. Uso de Inteligencia Artificial (IA)

La Plataforma EASYMAILING incorpora funcionalidades asistidas por modelos de inteligencia artificial generativa que facilitan al cliente determinadas tareas dentro del propio entorno del servicio. Estas funcionalidades son de activación voluntaria y pueden emplearse, entre otros, para:

• Asistencia en la creación de campañas de email marketing.

• Generación y optimización de textos (asuntos, cuerpos de correo, llamadas a la acción, descripciones).

• Creación y sugerencia de plantillas de correo electrónico.

• Configuración de flujos de automatización.

• Elaboración y resumen de informes de resultados.

• Resumen de correos electrónicos sincronizados desde cuentas de Google conectadas, en los términos de la sección 10.5.

• Otras tareas auxiliares de productividad dentro del panel de administración.

9.1. Proveedor

Estas funcionalidades se prestan a través de OpenAI Ireland Ltd. (y, cuando corresponda, sus afiliadas), con quien EASYMAILING mantiene firmado un Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA) que incorpora las Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) 2021/914 (Módulos 2 y 3) y el UK International Data Transfer Addendum.

9.2. Principios de uso

• Activación voluntaria: las funcionalidades de IA son siempre de uso opcional. Los datos solo se transmiten al proveedor cuando el cliente realiza una acción explícita que así lo requiera.

• Minimización: se transmite al proveedor únicamente la información estrictamente necesaria para ejecutar la tarea solicitada por el cliente.

• No uso para entrenamiento: conforme a las políticas de uso de la API de OpenAI, los datos transmitidos a través de la API no se utilizan para entrenar ni mejorar los modelos de inteligencia artificial.

• Conservación limitada: el proveedor conserva las peticiones durante un plazo máximo reducido, exclusivamente con finalidad de prevención de abuso y seguridad, tras el cual son suprimidas.

• Supervisión humana: los contenidos generados por IA tienen carácter orientativo y deben ser revisados y validados por el cliente antes de su uso o envío. La responsabilidad final sobre los contenidos publicados o enviados corresponde al cliente.

• Ausencia de decisiones automatizadas con efectos jurídicos: las funcionalidades de IA no generan decisiones individuales automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos en los interesados, en el sentido del artículo 22 RGPD.

9.3. Prohibición de introducir datos sensibles en las peticiones

El cliente se compromete a no introducir ni enviar, a través de las funcionalidades de IA, datos de categorías especiales de los previstos en el artículo 9 RGPD (salud, religión, orientación sexual, datos biométricos, opiniones políticas, afiliación sindical, etc.), así como datos de documentos identificativos (DNI, pasaporte, número de Seguridad Social), datos financieros de terceros o cualquier otra información particularmente sensible. El incumplimiento de esta obligación será de responsabilidad exclusiva del cliente.

9.4. Información para los destinatarios finales de las comunicaciones

Si usted es destinatario de comunicaciones enviadas a través de la Plataforma EASYMAILING por un cliente del servicio, debe tener presente que:

• El responsable del tratamiento de sus datos es el remitente de la comunicación, no EASYMAILING.

• Para ejercer sus derechos o resolver dudas sobre el tratamiento de sus datos, debe dirigirse directamente al remitente, cuyos datos de contacto figuran en toda comunicación comercial enviada desde la Plataforma.

• EASYMAILING actúa en ese contexto únicamente como encargado del tratamiento y, cuando sea legalmente requerido o el remitente lo autorice, colaborará facilitando la información necesaria al destinatario.

10. Cuentas de Google conectadas (Gmail y Google Calendar)

La Plataforma permite conectar voluntariamente una cuenta de Google para ver en el módulo de CRM los correos electrónicos y reuniones relacionados con sus contactos, empresas y oportunidades, así como enviar correos y crear reuniones desde la Plataforma. Esta sección describe cómo EASYMAILING accede a los datos de Google, los usa, los conserva y los comparte cuando usted utiliza esta funcionalidad.

10.1. Carácter voluntario y papel de EASYMAILING

La conexión es opcional, la inicia usted y puede retirarla en cualquier momento. EASYMAILING solicita únicamente los permisos de las funciones que usted activa: correo, calendario o ambas. Nunca solicitamos acceso a Google Drive ni a sus contactos de Google.

Respecto de los datos de las personas que figuran en los correos y reuniones sincronizados, EASYMAILING actúa como encargado del tratamiento por cuenta del cliente titular de la cuenta en la Plataforma, que es el responsable del tratamiento, en los términos de la Cláusula Undécima de los Términos y Condiciones de Uso.

10.2. Datos a los que accedemos

Correo (Gmail):

• Los mensajes de su buzón dentro del periodo de historial que usted elige y los que envíe o reciba después: remitente, destinatarios, fecha, asunto, cuerpo, cabeceras técnicas e identificadores.

• El nombre, tipo y tamaño de los archivos adjuntos. El contenido de los adjuntos no se almacena: se obtiene de Google en el momento en que una persona autorizada lo abre.

• No se obtienen borradores ni mensajes que se encuentren en Spam o en la Papelera en el momento de la sincronización.

• De los mensajes identificados como publicidad o envíos masivos solo se conservan remitente, fecha, identificadores y el motivo de exclusión, sin asunto ni cuerpo.

• El permiso de envío de Gmail, para enviar los correos que usted o su equipo inicien desde la Plataforma.

Calendario (Google Calendar):

• La lista de sus calendarios, para que usted elija cuáles sincronizar.

• De los calendarios elegidos: título, descripción, fechas, zona horaria, ubicación, enlace de videoconferencia, organizador, asistentes y su respuesta, y datos de recurrencia.

• El permiso para crear y modificar las reuniones que usted gestione desde la Plataforma.

10.3. Finalidades

Los datos de Google se utilizan exclusivamente para prestar funciones visibles de la Plataforma:

• Mostrar correos y reuniones en las fichas de contactos, empresas y oportunidades y en su historial de actividad.

• Crear o vincular contactos y empresas según la configuración de su cuenta, por ejemplo a partir de correos enviados por su equipo o de reuniones que organiza o acepta.

• Calcular la fecha de la última interacción por correo de cada contacto.

• Generar resúmenes de correos mediante inteligencia artificial, si su cuenta tiene activa esta funcionalidad (sección 10.5).

• Enviar correos y crear reuniones que usted o su equipo inicien.

• Mantener el funcionamiento, la seguridad y el diagnóstico técnico del servicio.

Los datos de Google no se incorporan a audiencias de email marketing, no se utilizan con fines publicitarios y no se venden ni se ceden a terceros.

10.4. Quién puede acceder

• Usted, como titular de la cuenta de Google conectada, accede a todo su contenido.

• Otros usuarios de su cuenta en la Plataforma acceden a sus correos según el nivel de visibilidad de su conexión. Por defecto ven los participantes, la fecha y el asunto, lo que se le indica al conectar la cuenta, y usted puede cambiarlo en cualquier momento a solo participantes y fecha, o a contenido completo. Usted puede además conceder acceso completo a personas o equipos concretos, respecto de todo el buzón, de los correos de un registro o de un mensaje concreto, y retirarlo cuando lo desee. Quien recibe ese acceso no puede compartirlo de nuevo. En todo caso, nadie accede a un correo sin tener también acceso al registro del CRM en el que aparece.

• Las reuniones siguen el nivel de visibilidad y las autorizaciones que usted configure para cada calendario.

• El personal de EASYMAILING no accede al contenido de sus correos ni reuniones, salvo que usted lo autorice expresamente para un mensaje o dato concreto (por ejemplo, en una incidencia de soporte), cuando resulte necesario por motivos de seguridad (investigar un fallo o un abuso) o cuando lo exija la ley.

10.5. Inteligencia artificial

Si su cuenta tiene activos los resúmenes con inteligencia artificial, el cuerpo de un correo se envía a OpenAI, a través de su API, únicamente para generar el resumen que usted visualiza y solo cuando el usuario que lo solicita tiene acceso completo a ese correo. No se analizan los archivos adjuntos. Conforme a la sección 9, OpenAI no utiliza los datos recibidos a través de su API para entrenar ni mejorar sus modelos y los conserva durante un máximo de 30 días con la única finalidad de prevenir abusos. EASYMAILING tampoco utiliza datos de Google para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial.

10.6. Conservación y supresión

• Mientras la conexión esté activa, los correos y reuniones sincronizados se conservan en la Plataforma.

• Si usted elimina definitivamente un correo en Gmail o una reunión en Google Calendar, eliminamos su contenido de la Plataforma, salvo que otra cuenta conectada de su organización también lo conserve. En el historial de actividad se mantiene únicamente una referencia («Correo eliminado» o «Reunión eliminada») con la fecha y el registro relacionado, sin acceso al contenido. Mover un correo a Spam o a la Papelera no lo elimina de la Plataforma; sí lo hace su eliminación definitiva, incluido el vaciado automático de la Papelera.

• Si desactiva el correo o el calendario sin retirar la conexión, el contenido se conserva oculto hasta que lo reactive.

• Si retira la conexión, eliminamos los correos y reuniones que procedían únicamente de esa cuenta. En el historial de actividad se mantiene una referencia mínima («Correo no disponible» o «Reunión no disponible») con la fecha y el registro relacionado, sin asunto, contenido ni participantes. Los contactos, empresas, notas y tareas creados en la Plataforma se conservan.

• Si el administrador de su cuenta da de baja al usuario titular de la conexión, elige en ese momento conservar o eliminar los correos y reuniones sincronizados. En ambos casos, EASYMAILING deja de acceder a la cuenta de Google.

• Los datos eliminados desaparecen de las copias de seguridad en un plazo máximo de 30 días.

10.7. Retirada del acceso y derechos

• Puede retirar la conexión desde la configuración de correo y calendario de la Plataforma, o revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google (https://myaccount.google.com/permissions). Revocarlo desde Google detiene la sincronización, pero no elimina los datos ya sincronizados hasta que retire la conexión en la Plataforma.

• Puede solicitar a dpo@easymailing.com una copia en formato estándar de los correos y reuniones sincronizados desde su cuenta de Google. Solo se entregan los datos de su propia cuenta conectada.

• Si usted es una persona cuyos datos figuran en correos o reuniones sincronizados por un cliente de EASYMAILING, puede ejercer sus derechos ante ese cliente, que es el responsable del tratamiento. Si se dirige a dpo@easymailing.com, trasladaremos su solicitud al cliente sin dilación y le prestaremos la asistencia necesaria.

• Los demás derechos se ejercen conforme a la sección 8.

10.8. Seguridad

Las credenciales de acceso a Google se almacenan cifradas, nunca se envían al navegador y solo las utilizan nuestros servidores para las funciones descritas. Los datos se cifran en tránsito y en reposo, y cada acceso se autoriza en nuestros servidores según los permisos de cada usuario.

10.9. Cumplimiento de la política de datos de usuario de Google

El uso de la información recibida a través de los permisos de Google Workspace se ajustará a la Política de datos de usuario de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Decisiones automatizadas

EASYMAILING no realiza decisiones individuales automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos en usted, ni elaboración de perfiles con tales efectos, salvo cuando:

• Sea necesario para la celebración o ejecución del contrato entre usted y EASYMAILING.

• Esté autorizado por la legislación aplicable.

• Se base en su consentimiento explícito.

En tales supuestos, garantizaremos el derecho a obtener intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión.

12. Menores de edad

Los Servicios de EASYMAILING están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años y a entidades con capacidad jurídica para contratar. EASYMAILING no recoge conscientemente datos de menores de edad. Si tiene conocimiento de que un menor ha facilitado datos a través de nuestros Servicios, rogamos que lo comunique a dpo@easymailing.com para proceder a su supresión sin dilación.

13. Seguridad de los datos

EASYMAILING aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluyendo:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo (AES-256).

• Control de acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio.

• Autenticación multifactor para accesos administrativos.

• Registros de auditoría.

• Copias de seguridad periódicas y procedimientos de recuperación ante desastres.

• Formación continua del personal en protección de datos.

• Evaluaciones periódicas de seguridad y respuesta a incidentes.

En caso de brecha de seguridad que afecte a sus datos personales y suponga un riesgo para sus derechos y libertades, EASYMAILING notificará a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas desde su conocimiento y, cuando proceda, se lo comunicará a usted sin dilación indebida.

14. Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares se rige por nuestra Política de Cookies, que forma parte integrante de esta Política de Privacidad.

15. Enlaces a sitios de terceros

Nuestro sitio web puede contener enlaces a webs de terceros cuyas políticas de privacidad son ajenas a EASYMAILING. Le recomendamos revisar sus políticas antes de proporcionar sus datos en ellas. EASYMAILING no se responsabiliza del tratamiento que realicen dichos terceros.

16. Modificaciones de esta Política

EASYMAILING podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos o en las funcionalidades de los Servicios. Cualquier modificación sustancial se comunicará con antelación razonable a través de la propia Plataforma, correo electrónico o publicación destacada en el sitio web. La fecha de la última actualización siempre figura al inicio de este documento.

17. Aceptación

El uso del sitio web y de la Plataforma implica la aceptación de esta Política de Privacidad en los términos aquí expresados.